L'administratif ne déborde pas parce qu'il est compliqué. Il déborde parce qu'il arrive en petits morceaux, toute la journée, pendant que vous êtes sur le chantier. La méthode tient en trois règles.
Tout ce qui se perd, se perd entre le chantier et le bureau. Le ticket du grossiste dans la boîte à gants, les mesures notées sur un bout de carton, la demande de devis reçue en passant. La règle : tout part au même endroit, tout de suite.
Trente secondes sur le moment évitent vingt minutes de reconstitution le dimanche.
Une facture envoyée le lendemain du chantier est payée plus vite, parce que le client a encore le travail sous les yeux. Une facture groupée en fin de mois arrive quand il a déjà oublié, et elle retarde d'autant votre trésorerie. Le délai de paiement ne commence qu'à la réception de la facture.
Pas « quand j'ai le temps » : un créneau fixe, toujours le même, par exemple le vendredi à 16 h. Trente minutes suffisent si les deux premières règles sont tenues, parce qu'il n'y a plus rien à retrouver, seulement à traiter.
| Temps | Ce qu'on fait |
|---|---|
| 5 min | Vérifier que chaque chantier terminé de la semaine a sa facture |
| 5 min | Relancer les factures échues depuis plus de 7 jours |
| 5 min | Relancer les devis envoyés il y a 3 jours et 10 jours |
| 10 min | Vider la boîte mail administrative : répondre, classer, noter ce qui demande une décision |
| 5 min | Ranger les pièces de la semaine dans le dossier du mois |
Préparez une fois pour toutes vos trois ou quatre messages types : rappel de facture, relance de devis, demande de pièce. Pendant le créneau, vous n'écrivez plus, vous envoyez. Deux modèles de relance de devis.
À date fixe, par exemple le 5, tout le mois précédent part chez votre comptable, complet. C'est la dernière pièce de la méthode, et celle qui évite les rappels de sa part. La liste de ce qu'il attend.
Et si même ces 30 minutes sont de trop, c'est exactement ce qu'on reprend : vous gardez la règle 1, un message sur WhatsApp, et on s'occupe des deux autres.
Avec une captation immédiate des pièces et une facturation le lendemain du chantier, un créneau fixe de 30 minutes par semaine suffit à la plupart des indépendants seuls.
Le plus tôt possible, idéalement le lendemain. Le délai de paiement ne court qu'à partir de la réception de la facture.
À date fixe, une fois par mois, par exemple le 5 pour le mois précédent.
C'est notre métier. Vingt minutes pour regarder ce qui vous prend du temps, gratuit et sans engagement.
20 minutes, gratuit, sans engagement. Au pire, vous repartez avec deux ou trois conseils concrets. Au mieux, vous ne faites plus jamais vos factures à 21h.
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