Facture impayée en Belgique : que faire, et dans quel ordre

Quel est le délai légal de paiement

Première chose à vérifier : ce que dit votre facture. Si elle ne précise aucun délai, le délai légal est de 30 jours à compter de la réception de la facture ou des marchandises. C'est le régime par défaut, il s'applique sans que vous ayez rien à faire.

Si votre facture ou vos conditions générales prévoient un délai, il s'applique, mais il ne peut pas dépasser 60 jours entre entreprises. Une clause qui prévoit 90 jours n'est pas valable, même si votre client l'a signée. Le plafond de 60 jours vaut depuis le 1er février 2022.

Les intérêts de retard courent tout seuls

C'est le point que presque personne ne connaît, et c'est celui qui change tout dans une relance. Passé l'échéance, les intérêts de retard sont dus de plein droit. Pas besoin de mise en demeure, pas besoin de recommandé, pas besoin d'avoir prévenu.

Autrement dit, le compteur tourne depuis le lendemain de l'échéance, que vous ayez relancé ou non. Votre relance ne crée pas la dette d'intérêts, elle la rappelle.

Le taux applicable est fixé par semestre et publié au Moniteur belge. Vérifiez toujours le taux en vigueur au moment où vous facturez les intérêts plutôt que de reprendre un chiffre trouvé dans un vieil article.

L'indemnité de 40 euros, de plein droit

En plus des intérêts, la loi vous donne droit à une indemnité forfaitaire de 40 euros par facture impayée, destinée à couvrir vos frais de recouvrement. Elle est due de plein droit, elle aussi, sans formalité.

Et si vos frais réels dépassent ce forfait, vous pouvez réclamer une indemnisation raisonnable du surplus : honoraires d'avocat, frais de société de recouvrement. Le forfait de 40 euros est un plancher, pas un plafond.

Vous ne demandez pas une faveur quand vous relancez. Vous appliquez le contrat.

Quand votre client est un particulier, tout change

Tout ce qui précède vaut entre entreprises. Si votre client est un consommateur, un autre régime s'applique depuis le 1er septembre 2023, avec le livre XIX du Code de droit économique. Il est nettement plus protecteur, et le méconnaître expose à des sanctions.

• Le premier rappel doit être gratuit. Vous ne pouvez facturer aucun frais pour ce premier rappel.
• Un délai d'attente de 14 jours calendrier doit s'écouler après ce rappel avant de pouvoir imputer des indemnités. Une PME peut toutefois faire courir les intérêts de retard dès le début de ce délai.
• Les indemnités forfaitaires sont plafonnées selon le montant de la dette : 20 euros jusqu'à 150 euros, 30 euros plus 10 % entre 150 et 500 euros, 65 euros plus 5 % au delà de 500 euros.

La marche à suivre, dans l'ordre

1. Vérifiez que la facture est correcte et bien reçue. Un tiers des impayés vient d'une facture partie à la mauvaise adresse, au mauvais nom, ou sans le bon de commande attendu par le service comptable du client.
2. Envoyez un rappel simple à J+7. Court, factuel, sans reproche. Une bonne partie des retards se règle ici, parce que la facture était simplement passée sous une pile.
3. Relancez fermement à J+21. Vous rappelez l'échéance dépassée, le fait que les intérêts courent et, si le client est une entreprise, l'indemnité de 40 euros. C'est factuel, pas agressif.
4. Envoyez une mise en demeure. Par recommandé, avec un délai clair et l'annonce des suites. Elle n'est pas nécessaire pour que les intérêts courent, mais elle est utile comme preuve si le dossier va plus loin.
5. Passez la main. Avocat, société de recouvrement ou procédure de recouvrement des dettes incontestées. À ce stade, ce qui compte est d'avoir un dossier complet : facture, preuve d'envoi, rappels datés, mise en demeure.

Les trois erreurs qui coûtent le plus cher

Attendre. C'est de loin la plus fréquente et la plus chère. Un impayé relancé à trois mois se récupère beaucoup moins souvent qu'un impayé relancé à dix jours, et pas parce que la loi change : parce que la trésorerie du client, elle, a changé.

Relancer par téléphone uniquement. Un appel ne laisse aucune trace. Si le dossier devient contentieux, vous n'avez rien à produire. Relancez par écrit, quitte à appeler ensuite.

Ne pas facturer les intérêts par gêne commerciale. Vous pouvez toujours y renoncer dans un second temps, en geste commercial. L'inverse n'est pas vrai : un droit qu'on n'a jamais mentionné devient très difficile à faire valoir plus tard.