Les pièces que votre comptable attend, et dans quel ordre

La liste de ce qu'il attend

Elle est plus courte qu'on ne croit, et c'est justement pour ça que l'oubli d'une seule catégorie se voit tout de suite.

• Vos factures de vente, toutes, y compris celles qui ont été annulées ou créditées. Une numérotation avec un trou est le premier point qu'il relèvera.
• Vos factures d'achat et notes de frais, avec le justificatif. Un extrait bancaire ne remplace pas une facture.
• Vos extraits de compte professionnels, sur toute la période, sans exception.
• Vos documents de financement : contrats de leasing, tableaux d'amortissement, emprunts.
• Vos justificatifs de véhicule : achat ou leasing, entretien, carburant, et le relevé kilométrique si vous avez un usage mixte.
• Vos documents sociaux : cotisations à la caisse d'assurances sociales, et les fiches de paie si vous avez du personnel.

Comment nommer et classer, en une règle

Une seule convention, appliquée partout, vaut mieux qu'un système sophistiqué abandonné au bout de trois semaines.

Un dossier par trimestre, ou par mois si votre volume est élevé. Deux sous-dossiers seulement : ventes et achats. N'inventez pas dix catégories, c'est le travail d'encodage qui les crée, pas le vôtre.

À quelle fréquence les envoyer

La bonne réponse dépend de votre régime de TVA, et c'est votre comptable qui la fixe. En pratique :

• Déclaration trimestrielle : une remise complète dans les dix jours qui suivent la fin du trimestre.
• Déclaration mensuelle : une remise mensuelle, à date fixe.

Le mot important est à date fixe. Un comptable qui reçoit tout le 5 de chaque mois travaille dans de bonnes conditions. Un comptable qui reçoit des pièces au fil de l'eau, par mail, par message et par photo, passe son temps à vérifier s'il a tout.

Les erreurs qui coûtent le plus de temps

Le ticket photographié de travers, à moitié coupé. S'il est illisible, il est inutilisable, et vous perdez la déduction. Photographiez à plat, en entier, avec de la lumière.

Les pièces envoyées en plusieurs fois. Trois mails avec deux pièces chacun demandent trois fois plus de travail qu'un envoi unique.

Les dépenses privées mélangées aux dépenses professionnelles. C'est le classique du compte unique. Un compte bancaire séparé pour l'activité règle 80 % du problème, et il ne coûte presque rien.

Les factures d'achat jamais téléchargées. Beaucoup de vos fournisseurs ne vous envoient plus rien : ils déposent la facture sur un portail et attendent que vous alliez la chercher. Personne ne va la chercher.

Si vous avez plusieurs mois de retard

C'est le cas le plus fréquent, et ce n'est pas un défaut de caractère. Quelqu'un qui travaille dehors toute la journée ne classe pas ses tickets le soir.

1. Commencez par les extraits bancaires. Ils donnent la liste exhaustive de ce qui s'est passé et permettent de reconstituer ce qui manque.
2. Retéléchargez ce qui est retéléchargeable. Portails fournisseurs, énergie, télécoms, assurances : l'essentiel est encore disponible en ligne.
3. Traitez le plus récent d'abord. Il conditionne la prochaine déclaration, et l'ancien peut se rattraper ensuite sans pénalité supplémentaire.
4. Prévenez votre comptable. Un retard annoncé se gère. Un retard découvert la veille d'une échéance, non.

Où s'arrête son travail, où commence le vôtre

Votre comptable tient la comptabilité, établit les déclarations et vous conseille sur le plan fiscal. Ce sont des missions réglementées en Belgique et il est le seul à pouvoir les exercer.

La collecte, le tri, le classement et l'encodage préparatoire ne relèvent pas de ces missions. C'est du travail administratif, et c'est précisément la zone qui vous mange vos soirées. Elle peut se déléguer sans toucher au rôle de votre comptable, qui reçoit alors un dossier propre au lieu d'une boîte à chaussures.