Combien coûte une secrétaire indépendante
Il n'existe pas de barème officiel : chaque secrétaire fixe son prix. Les tarifs annoncés par les professionnels du secteur se situent dans ces fourchettes, hors TVA :
| Situation | Tarif horaire indicatif |
|---|---|
| Wallonie, missions courantes | 25 à 45 € |
| Bruxelles et grandes villes | 45 à 70 € |
| Fourchette la plus souvent citée | 30 à 50 € |
| Forfait d'heures | À partir d'environ 300 € pour 10 heures par mois |
Trois éléments font varier le prix :
- Le lieu de travail : à distance, ou dans vos locaux, avec des frais de déplacement en plus.
- L'urgence : une tâche à rendre sous 24 ou 48 heures, le soir ou le week-end, est souvent majorée.
- La spécialité : une secrétaire comptable, médicale ou juridique facture en général plus qu'une secrétaire généraliste.
Le mode de facturation compte autant que le tarif : à l'heure, par forfait d'heures achetées à l'avance, ou à la tâche (un courrier, une saisie, une relance). Demandez-le noir sur blanc avant de commencer.
Calculer votre coût mensuel
Indiquez le temps dont vous avez besoin chaque semaine et le tarif proposé : le calculateur donne le coût par mois et par an.
- Heures facturées par mois
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- Par mois, TVA comprise
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- Par an, hors TVA
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Elle facture la TVA à 21 %, sauf si son chiffre d'affaires la place dans le régime de franchise des petites entreprises. Si vous êtes vous-même assujetti, vous récupérez cette TVA.
Ce qu'on peut lui confier
Une secrétaire indépendante est polyvalente. Les missions les plus courantes :
- Le téléphone et l'agenda : prise d'appels, prise de rendez-vous, rappels aux clients.
- Le courrier et les e-mails : tri, réponses simples, classement.
- Les documents : devis et courriers mis en forme, comptes rendus, saisies.
- La facturation : émission des factures, suivi des paiements, relances.
- La préparation pour le comptable : rassembler et classer les pièces.
Ce qu'elle ne fait pas : la comptabilité elle-même, les déclarations TVA et le conseil fiscal restent chez votre comptable. Et la paie de vos ouvriers relève d'un secrétariat social, qui n'a rien à voir avec une secrétaire malgré le nom.
Les sept questions à poser avant de choisir
- Quel est votre statut ? Elle doit être indépendante, avec un numéro d'entreprise que vous pouvez vérifier dans la BCE.
- Comment facturez-vous ? À l'heure, au forfait ou à la tâche, avec ou sans minimum, et ce qui se passe pour les urgences.
- Quand êtes-vous joignable ? Les jours, les heures, et le délai de réponse à un message.
- Qui vous remplace en cas de congé ou de maladie ? C'est souvent le point faible d'une personne seule.
- Comment protégez-vous mes données ? Un engagement de confidentialité écrit, et des accès à vos outils que vous pouvez couper à tout moment.
- Avez-vous une assurance responsabilité civile professionnelle ? Une facture partie au mauvais client ou une échéance oubliée peut coûter cher.
- Travaillez-vous dans mes outils ? Votre logiciel de facturation, votre boîte mail, votre dossier partagé, pour que tout reste chez vous si vous arrêtez.
Ce à quoi il faut faire attention
Vous achetez du temps. La facture varie chaque mois avec les heures passées, et une tâche qui traîne coûte plus cher. Demandez un relevé détaillé des heures avec chaque facture.
Le périmètre se discute au cas par cas. Si le suivi des impayés jusqu'au paiement n'est pas prévu noir sur blanc, personne n'est tenu de le faire. Écrivez la liste des tâches dès le départ.
La continuité repose sur une personne. Prévoyez qui reprend le dossier en cas d'absence, et gardez toujours vos documents dans vos propres outils.
Quand une autre solution convient mieux
La secrétaire indépendante est la bonne réponse si vous avez besoin de quelqu'un pour décrocher le téléphone, gérer un agenda ou accueillir : c'est ce qu'elle fait de mieux.
Si votre besoin, c'est surtout que les factures partent le jour même, que les devis soient relancés, que les impayés soient suivis et que le comptable reçoive un dossier propre, un service administratif au forfait est souvent plus simple : un prix fixe par mois, un périmètre écrit, et pas d'heures à surveiller. C'est notre métier, à partir de 240 € HTVA par mois. En revanche, nous ne prenons ni les appels entrants ni l'agenda : pour ça, une secrétaire reste la bonne option.
Et pour un gros volume régulier, un employé administratif peut revenir moins cher. Le comparatif chiffré des quatre options (faire soi-même, secrétaire, employé, forfait) : externaliser son administratif, ce que ça coûte vraiment.
Questions fréquentes
Combien coûte une secrétaire indépendante en Belgique ?+
Les tarifs annoncés vont en général de 25 à 45 € de l'heure hors TVA en Wallonie et de 45 à 70 € à Bruxelles et dans les grandes villes, avec des forfaits à partir d'environ 300 € pour 10 heures par mois. Les urgences, le travail sur place et les spécialités (comptable, médicale) sont souvent plus chers.
Une secrétaire indépendante facture-t-elle la TVA ?+
Oui, à 21 %, sauf si elle relève du régime de franchise des petites entreprises. Si vous êtes assujetti à la TVA, vous la récupérez dans votre déclaration : votre coût réel est le montant hors TVA.
Quelle différence entre une secrétaire indépendante et un secrétariat social ?+
Une secrétaire indépendante prend en charge vos tâches administratives : téléphone, agenda, courrier, factures. Un secrétariat social gère la paie et les obligations d'employeur quand vous avez du personnel. Ce sont deux métiers différents.
Peut-on confier sa facturation à une secrétaire indépendante ?+
Oui, c'est une mission courante : émission des factures, suivi des paiements et relances. Précisez par écrit si le suivi des impayés jusqu'à l'encaissement fait partie de la mission, et qu'elle travaille dans votre propre logiciel.
Cet article donne une information générale et ne constitue ni un avis juridique ni un conseil fiscal. Pour votre situation particulière, votre comptable ou un juriste reste le bon interlocuteur.
C'est notre métier. Prenez contact de la façon qui vous arrange, sans engagement.