Les trois modèles à télécharger
Un seul document Word, trois lettres, une par page. Tout ce qui est entre crochets est à remplacer ; elles se copient aussi telles quelles dans un e-mail. Gratuit, sans inscription.
| Modèle | Pour qui | Quand |
|---|---|---|
| 1. Premier rappel | Client entreprise ou indépendant | Dans les jours qui suivent l'échéance |
| 2. Premier rappel gratuit | Client particulier | Dès que l'échéance est dépassée, obligatoire avant tout frais |
| 3. Deuxième rappel | Les deux, avec les montants dus | Quand le premier est resté sans réponse |
Calculer les intérêts et l'indemnité
Indiquez le montant et les dates : le calculateur applique les règles belges de 2026 selon que votre client est une entreprise ou un particulier.
- Retard pris en compte
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- Intérêts de retard, 10,5 % par an
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- Indemnité forfaitaire
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- Délai sans frais
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Taux de 10,5 % par an pour 2026. Côté particulier, calcul pour une PME, ce qui est le cas de la quasi-totalité des indépendants et des petites entreprises. Les jours fériés ne sont pas déduits du délai postal.
Quand envoyer chaque rappel
| Moment | Client entreprise | Client particulier |
|---|---|---|
| Lendemain de l'échéance | Premier rappel courtois (modèle 1) | Premier rappel gratuit, avec toutes les mentions (modèle 2) |
| Une à deux semaines plus tard | Deuxième rappel avec intérêts et 40 € (modèle 3) | On attend la fin du délai de 14 jours, sans frais |
| Après le délai | Mise en demeure | Deuxième rappel avec les montants prévus (modèle 3), puis mise en demeure |
La règle d'or : envoyer le premier rappel le lendemain de l'échéance. Plus il part tard, plus le client a l'impression que ça peut attendre. Et face à un particulier, chaque jour de retard dans l'envoi recule d'autant le moment où vous pourrez réclamer quoi que ce soit.
Client particulier : les règles du premier rappel
Depuis le 1er septembre 2023, le livre XIX du Code de droit économique encadre le recouvrement des dettes des consommateurs. Aucune clause de vos conditions générales ne peut l'écarter.
- Le premier rappel est gratuit et obligatoire. Sans lui, ni intérêts ni indemnité ne peuvent être réclamés.
- Il doit contenir : votre nom ou dénomination, votre numéro d'entreprise et vos coordonnées, la description précise de la prestation, la date d'exigibilité, le montant restant dû, le délai de 14 jours et les montants qui seront réclamés ensuite.
- Le client a ensuite 14 jours calendrier pour payer sans frais. Ils commencent le lendemain d'un envoi par e-mail, ou le troisième jour ouvrable après un envoi par la poste. L'e-mail est donc plus rapide, et il laisse une trace datée : c'est à vous de prouver l'envoi.
- Passé ce délai, vous pouvez réclamer des intérêts de retard, plafonnés au taux directeur majoré de huit points (10,5 % par an en 2026). Une PME peut les calculer à partir du lendemain de l'envoi du rappel.
- Et une indemnité forfaitaire plafonnée : 20 € pour une dette jusqu'à 150 €, 30 € plus 10 % de la part comprise entre 150,01 € et 500 €, 65 € plus 5 % de la part au-delà de 500 €, avec un maximum de 2 000 €.
Intérêts et indemnité ne sont dus que s'ils sont prévus d'avance, dans le devis accepté ou dans vos conditions générales. Sans cette clause, seul le montant de la facture peut être réclamé à l'amiable. Notre modèle de conditions générales contient la clause conforme.
Client entreprise : vos droits dès le premier jour
Entre professionnels, la loi du 2 août 2002 est beaucoup plus simple : dès le lendemain de l'échéance, sans rappel ni mise en demeure, vous avez droit de plein droit à :
- des intérêts de retard au taux légal des transactions commerciales, 10,5 % par an en 2026 ;
- une indemnité forfaitaire de 40 € par facture, plus les frais de recouvrement justifiés au-delà.
Le premier rappel reste utile : la plupart des retards sont des oublis, et un message courtois les règle sans abîmer la relation. Mentionner ces droits dans le rappel, sans les réclamer encore, suffit souvent à faire passer votre facture en haut de la pile. Les délais de paiement entre entreprises.
Les cinq erreurs qui coûtent cher
- Attendre la fin du mois pour relancer. Chaque semaine perdue rend le paiement moins probable, et recule le délai d'un particulier.
- Ajouter des frais au premier rappel d'un particulier. C'est interdit, et une clause d'indemnité mal appliquée peut être écartée.
- Oublier une mention obligatoire : la description de la prestation, la date d'exigibilité ou les montants réclamés ensuite. Le rappel ne fait alors pas courir le délai.
- Mal compter le délai : 14 jours calendrier, à partir du lendemain d'un e-mail ou du troisième jour ouvrable après un courrier.
- Menacer sans suivre. Un deuxième rappel qui annonce une mise en demeure doit être suivi d'une mise en demeure, à la date dite.
Si le rappel reste sans réponse
Après le deuxième rappel vient la mise en demeure, dernière étape amiable avant l'avocat ou l'huissier. Le modèle de mise en demeure et la marche à suivre complète face à une facture impayée.
Relancer est la tâche que presque tous les indépendants repoussent, parce qu'elle est désagréable et qu'il y a toujours plus urgent. C'est exactement ce que nous suivons pour vous : chaque facture a son échéance, le rappel part le lendemain, au bon format, et vous n'entendez parler que des dossiers qui bloquent.
Questions fréquentes
Le premier rappel d'une facture impayée est-il obligatoire ?+
Face à un particulier, oui : depuis le 1er septembre 2023, un premier rappel gratuit est obligatoire avant de réclamer des intérêts ou une indemnité, avec un délai de 14 jours calendrier pour payer sans frais. Entre entreprises, il n'est pas obligatoire : intérêts et indemnité de 40 € sont dus dès le lendemain de l'échéance.
Quels intérêts de retard réclamer sur une facture en 2026 ?+
Entre entreprises, le taux légal est de 10,5 % par an en 2026. Face à un particulier, les intérêts sont plafonnés au taux directeur majoré de huit points, soit aussi 10,5 % en 2026, et ne sont dus que s'ils étaient prévus dans le contrat ou les conditions générales.
Peut-on envoyer le rappel par e-mail ?+
Oui. Le recommandé n'est pas exigé. Pour un particulier, le délai de 14 jours commence alors dès le lendemain de l'envoi, contre le troisième jour ouvrable pour un courrier. Gardez une copie : c'est à vous de prouver l'envoi.
Quelle indemnité forfaitaire réclamer à un particulier ?+
Au maximum 20 € pour une dette jusqu'à 150 €, 30 € plus 10 % de la part entre 150,01 € et 500 €, puis 65 € plus 5 % de la part au-delà de 500 €, sans dépasser 2 000 €. Et seulement si elle est prévue dans vos conditions.
Cet article donne une information générale et ne constitue ni un avis juridique ni un conseil fiscal. Pour votre situation particulière, votre comptable ou un juriste reste le bon interlocuteur.
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